Lorsqu'un nouvel employé est créé dans le programme L31 "Base du personnel", celui-ci est automatiquement ajouté dans le programme Q1011 "ESS employé".
Afin que l'employé puisse saisir ses heures ainsi que ses frais sur AbaClik ou MyAbacus, un abonnement ESS doit alors lui être attribué.
Pour ce faire, il y a deux possibilités :
1) Créer l'abonnement à partir du programme L31 "Base du personnel"
2) Ou à partir du programme Q1011 en cliquant sur "Créer utilisateur ESS"
Dans les deux cas, une adresse e-mail doit être au préalable renseigné sur l'utilisateur.
La fenêtre "Créer nouvel utilisateur ESS" s'ouvre :
- Définir le nom de l'utilisateur en activant une des trois cases mise à disposition *
- Activer l'abonnement souhaité
- Indiquer le mois d'activation
- Cliquer sur "Suivant"
* La troisième option "Depuis expression" permet de définir un nom personnalisé qui n'est ni l'adresse e-mail ni le nom. Par exemple, les initiales.
Cliquer ensuite sur "Suivant" :
Mot de passe
Il y a deux façon de faire pour définir le mot de passe d'un nouvel utilisateur ESS.
Cliquer sur "Envoyer nouveau lien de rétablissement" dans le bloc "DONNÉES LOGIN" :
Le collaborateur reçoit un e-mail dans lequel est renseigné son AMID ainsi que son nom d'utilisateur. Un lien hypertexte est également joint afin qu'il puisse définir son propre mot de passe.
Ou alors, cliquer sur "Modifier mot de passe" afin de définir le mot de passe à communiquer au collaborateur :
Création d'abonnements pour plusieurs utilisateurs
Il est également possible de créer des abonnements de manière globale pour plusieurs utilisateurs en cliquant sur le bouton "Démarrer" :
Cela génère l'ouverture de l'assistant :
- Activer la case "Créer utilisateur pour employé"
- Cliquer sur "Suivant"
- Sélectionner les employés souhaités
- Cliquer sur "Suivant"
- Attribuer l'abonnement souhaité
- Renseigner la date d'activation
- Cliquer sur "Suivant"
- Un avertissement s'affiche si l'adresse e-mail manque
- Ajouter l'adresse e-mail dans le programme L31 ou Q1011
- Cliquer sur "Suivant"
Abonnements
Les 3 abonnements ci-dessous sont disponibles selon les besoins :
SMALL
- Accès aux données personnelles ainsi qu'aux décomptes de salaire
MEDIUM
- Accès aux données personnelles ainsi qu'aux décomptes de salaire
- Saisie des heures (Timbrage In&Out uniquement)
LARGE
- Accès aux données personnelles ainsi qu'aux décomptes de salaire
- Saisie des heures (Timbrage In&Out uniquement)
- Saisie des prestations sur des chantiers ou des projets
- Saisie des notes de frais
REMARQUE
Lors de la création d'un abonnement, il est possible de rencontrer l'erreur suivante :
"L'installation n'est pas enregistrée sur AbaSky"
Cela signifie que l'installation n'a pas encore été enregistrée sur AbaSky. Afin d'y remédier, un ticket peut être créé en cliquant ICI. Notre équipe technique procédera ensuite à l'enregistrement.
(Pour les installations en cours d'implémentation, s'adresser directement au chef de projet)